openTrans Schnittstelle
Der E-Commerce Standard openTrans dient dazu Geschäftsinformationen automatisiert zwischen verschiedenen Systemen zu übertragen. Die Schnittstelle wird im Bereich der elektronischen Beschaffung eingesetzt und sorgt für einen schnellen und einfachen Austausch von Transaktionsdaten. openTrans ist ein offener Standard und basiert auf einem XML-Schema. Durch die Einführung des Standards wurde eine Vereinheitlichung bzw. Standardisierung des Aufbaus von Geschäftsdokumenten und des Austauschs dieser Informationen zwischen Unternehmen gesorgt.
Mit openTrans werden sämtliche Dokumente und Informationen übertragen, die für Beschaffungsprozessen benötigt werden. Dazu gehören folgende Arten von Geschäftsdokumenten:
- Angebote und Angebotsanforderungen
- Aufträge, Auftragsänderungen und Auftragsbestätigungen
- Wareneingangsbestätigungen
- Lieferavis (Versandbestätigung) und Zahlungsavis
- Rechnungen und Rechnungslisten
Über die openTrans Schnittstelle wird der gesamte Beschaffungsprozess abgebildet und vereinfacht. Die einzelnen Schritte dieser Vorgänge, die über die Schnittstelle durchgeführt werden, können beispielhaft in folgender Reihenfolge getätigt werden:
- Ein einkaufendes Unternehmen hat Bedarf an verschiedenen Waren in bestimmten Mengen und außerdem einen Katalog von einem Lieferanten in einem Format wie z.B. BMECAT.
- Der Beschaffungsprozess beginnt hierbei mit einer Angebotsanforderung, die das Unternehmen an einen Lieferanten über die openTrans Schnittstelle sendet. Dabei handelt es sich um ein „Request For Quotation“ Dokument.
- Der Lieferant sendet als Antwort ein Angebot („QUOTATION“ Dokument).
- Im nächsten Schritt wird ein Auftrag bzw. eine Bestellung („ORDER“) gesendet und daraufhin eine Auftragsbestätigung („ORDERRESPONSE“) vom Lieferanten zurück an das Unternehmen geschickt. Hier nach können z.B. weitere Auftragsänderungen erfolgen und jeweils wieder bestätigt werden.
- Im vorletzten Teil des Prozesses sendet der Lieferant die Versandbestätigung („DISPATCHNOTIFICATION“) und erhält später eine Wareneingangsbestätigung („RECEIPTACKNOWLEDGEMENT“).
- Der Abschluss des Beschaffungsprozess erfolgt durch das Senden der Rechnung vom Lieferanten zum einkaufenden Unternehmen als „INVOICE“ Dokument und der Antwort mit einer Zahlungsbestätigung („REMITTANCEADVICE“).
Die einzelnen Dokumente, die der Standard definiert, haben einen bestimmten Aufbau: Ein Dokument besteht aus einem Kopfteil, Positionsteil und der Zusammenfassung. Im Kopfteil stehen allgemeine Informationen und Daten zum Ersteller und Empfänger des Dokuments (z.B. eine Auftragshistorie und Rechnungsinformationen).
Der Positionsteil umfasst sämtliche Kernelemente des Dokuments. Dazu können z.B. Produkte & Mengenangaben oder Lieferpositionen gehören. Die Art der Positionen hängt dabei vom Dokumenttyp ab.
Die Zusammenfassung dient zur Kontrolle der im Dokument angegebenen Positionen und stellt dazu verschiedene Arten von Zusammenfassungen der Positionen bereit. Hierbei sind z.B. bei einer Rechnung, die Gesamtsumme und die Steuern angegeben.
Fazit zur Verwendung von openTrans
Es ist möglich den gesamten beschriebenen Ablauf ausschließlich mithilfe von Dokumenten durchzuführen, die im openTrans Standard definiert sind und über die Schnittstelle ausgetauscht werden können. Somit werden alle relevanten Bereiche und Komponenten des Beschaffungsprozesses abgedeckt und erlauben dadurch die Realisierung eines besonders einfachen und effizienten Workflows über eine einzige Schnittstelle.